Tipps für die erfolgreiche Organisation Ihrer eigenen Mikromesse, Hotelmesse, Hausmesse, Roadshow oder sonstigen Veranstaltung

In Teil 1 habe ich die Vor- und Nachteile von Hausmessen, Mikromessen, Roadshows, Hotelmessen sowie anderen Veranstaltungen besprochen. In Teil 2 gebe ich Ihnen Tipps und beschreibe die wichtigsten Punkte, um Ihre eigene Messe zu einem echten Erfolg zu machen.

Pré-show Marketing:

Der Erfolg hängt zu einem großen Teil davon ab, wie gut Sie in der Vergangenheit Ihre Kundendaten gepflegt haben. Denn um potenzielle Besucher einzuladen, benötigen Sie von Ihren Kunden und Interessenten unbedingt korrekte Mail- und/oder Postadressen. Weiterführende Daten wie z.B. Branchenzuordnung, Anwenderkreis von bestimmten Produkten) helfen Ihnen, die zum Thema Ihrer Messe passende Zielgruppe zu selektieren.

Das am Besten geeignete und auch günstigste Tool um Einladungen zu verschicken ist ein E-Mailing. Es gibt aber auch andere Medien, um Besucher auf Ihre Messe zu locken.

Hier eine Übersicht:

Mailing

Besucher müssen das Datum Ihre Messe rechtzeitig erfahren, um einen Besuch einzuplanen. Schicken Sie deswegen das erste Mailing (Save-the-Date) rechtzeitig raus. Im B2B- Bereich empfehle ich den Versand mindestens 4 bis 8 Wochen vor Ihrer Veranstaltung.
Sie belassen es aber nicht nur bei diesem einen Mailing. Nach dem ersten Mailing schicken Sie noch eine zweite persönliche Einladung zu Ihrer Messe.
Falls Sie für dieses Mailing einen Text schreiben, vermeiden Sie möglichst Standardformulierungen. Verwenden Sie besser eine persönliche Ansprache. Erklären Sie dabei genau, was Ihr Besucher erwarten kann und beschreiben Sie den Nutzen des Messebesuchs. Wieso ist es für die Besucher absolut wichtig, Ihre Hausmesse, Mikromesse, Veranstaltung oder Händlershow nicht zu verpassen?

Website

Bevor Sie das Mailing versenden, richten Sie eine spezielle Landingpage mit News rund um Ihre Messe ein. Auf dieser Landingpage geben Sie alle Informationen und wiederholen nochmals, was Ihre Besucher erwarten können und wieso es wichtig ist, dabei zu sein. Interessierte können sich auf dieser Seite über ein Formular sofort anmelden. In Ihrer externen Kommunikation, z.B. über Social Media, Mailings, Anzeigen und in persönlichen Gesprächen verweisen Sie stets auf diese Landingpage. Zusätzlich können Sie auch noch über Ihren Newsbereich / Blog auf die Messe hinweisen.

Social Media

Klar verwenden Sie Xing, LinkedIn und vielleicht auch Facebook (abhängig von Ihrer Zielgruppe) um Ihre Messe zu bewerben und Interessenten einzuladen. Auch dabei verweisen Sie wieder auf Ihre Website/Landingpage.

Postmailing und Beilagen in Magazinen

Postmailing hören sich zwar altbacken an, sie sind es aber nicht. Weil heutzutage fast alles digital und online geht, erfahren Postmailings bei ihren Adressaten wieder eine sehr große Aufmerksamkeit. Neben dem Versand von „eigenen“ Postmailings, habe ich auch gute Erfahrungen mit dem Beifügen von Einladungen (inserts) in Fachzeitungen und Handelsmagazinen gemacht. Der Preis ist dabei - im Verhältnis zur Anzahl der Exemplare - günstig.

Telefonmarketing

Telefonmarketing ist zwar nicht geeignet, um eine sehr große Anzahl von Personen einzuladen, für eine Auswahl der wichtigsten Interessenten ist es aber sicher sinnvoll. Erstellen Sie eine Liste mit z.B. den Top-100 Kunden oder Interessenten und laden Sie (oder Ihr Sales-Team) diese persönlich ein.

Google Adwords

Werbung in Google ist auch eine Überlegung wert. Wenn jemand Ihr Produkt in Google sucht, also Interesse an Ihrem Angebot hat, dann wäre es doch prima, wenn er oder sie erfährt, dass Sie eine Messe rund um diese Produkte/Themen organisieren, oder? Das zeigt dem Interessenten, dass Sie am Markt aktiv sind und untermauert Ihre (Markt-) Autorität. Auch dafür ist eine Landingspage, die sehr gut gemacht sein muss, wichtig.

Am Messetag

Registrierung

Sie wollen später natürlich wissen, wer Ihre Messe besucht hat. Sorgen Sie deshalb für eine persönliche Begrüßung und für ein sicheres Registrierungs-System der Gäste. In Corona-Zeiten ist das sowieso Pflicht.

Gesprächsformular

Um festzuhalten, was Sie oder Ihre Verkäufer mit Ihrem Besucher besprochen haben, ist es sehr wichtig, das Besprochene auf einem analogen oder digitalen Gesprächsformular zu erfassen.
Haben Sie als Besucher mal erlebt, dass Sie nach einem tollen Gespräch auf einer Messe nie wieder etwas von dieser Firma oder dem Verkäufer gehört haben? Oder dass der Verkäufer Kontakt mit Ihnen aufgenommen hat, aber nicht mehr genau wusste, was besprochen war? Oder dass Sie nachher die falschen Informationen erhalten haben? Ich schon. Mehrmals. Lassen Sie das bei Ihrer Veranstaltung nicht zu. Ein ausgefülltes Formular mit einer genauen Dokumentation des Besprochenen ist dafür unbedingt notwendig.

Give-aways oder Werbegeschenke

Es ist nicht unbedingt notwendig Ihren Besuchern ein Give-away oder ein tolles Werbegeschenk zu überreichen. Aber es ist schön. Sie bleiben damit als Firma länger und, wenn richtig gemacht, positiv in Erinnerung. Gute Präsente zu finden ist aber gar nicht so einfach.

Die Zeit von Kugelschreibern und bedruckten Flaschenöffnern liegt schon weit hinter uns. Auch USB-Sticks und Powerbanks haben wohl Ihre beste Zeit hinter sich, denke ich. Wenn es Ihnen schwer fällt, ein gelungenes Geschenk zu finden, dann sprechen Sie mal mit einem Spezialisten im Bereich Werbeartikel. Wichtig ist, dass Ihr Präsent zum Image und Stil Ihrer Firma passt !

After Show Marketing

Ihre Messe war gut besucht und erfolgreich – gratuliere! Der erste Schritt für eine langjährige Business-Beziehung mit Ihrem Interessenten oder die Konsolidierung der Geschäftsbeziehung mit Ihren Kunden ist gemacht. Jetzt kommt es auf die Qualität Ihres Verkaufs und auf Ihr Aftershow- Marketing an:

„Danke-Mail“

Bedanken Sie sich am Tag nach der Messe per Email für den Messebesuch. Verwenden Sie hierfür keinen Standardtext. Am Besten sendet der Mitarbeiter, der mit dem Besucher gesprochen hat, eine persönliche Mail. Darin wiederholt er auch noch kurz, was besprochen und vereinbart wurde.

Dies macht nicht nur einen professionellen Eindruck, sondern sorgt auch dafür, dass Ihr (potenzieller) Kunde weiß, dass er richtig verstanden wurde. Oder es gibt ihm die Möglichkeit direkt zu reagieren, weil er oder Sie noch etwas vergessen haben. Mit dieser Mail erhält Ihr Besucher auch direkt die Kontaktdaten Ihre Firma und seines Ansprechpartners.

Feedbackmeeting

Organisieren Sie auch direkt nach der Messe ein Evaluierungs-Meeting. Wie war es? Was war gut und was können wir nächstes Mal noch besser machen?

Einladung auf XING/LinkedIn

Ich finde es gut, wenn Ihre Verkäufer direkt nach Ihre Messe dem Besucher eine Kontaktanfrage über Xing oder LinkedIn senden. Ich habe mal gehört, dass dies zu aufdringlich sein soll. Das sehe ich allerdings anders. Beim „Netzwerken“ ist es aber sehr wichtig, dass Sie dabei keinerlei Angebote machen. Es geht nur darum, den Kontakt mit dem Kunden herzustellen. Xing und LinkedIn sind Kontaktplattformen und kein Medium, um Ihre Produkte oder Dienstleistungen anzubieten.

Evaluierung Ihre Messe

Abhängig von Ihrem Geschäft machen Sie 3 bis 6 Monaten nach Ihrer Messe eine Analyse, um die Ergebnisse zu messen. Was hat Ihre Messe an Kontakten, Angeboten, Aufträgen und Kunden genau gebracht?

Einrichtung mit Displays und Messestandsysteme

Egal ob Sie Ihre Messe in Ihrem Unternehmen, in einem Hotel, einem Konferenzcenter oder in einem Show-Truck ausrichten, Sie benötigen Displays oder Messestandsysteme um diesen Räumen ein individuelles Gesicht zu geben. Ziel dabei ist es, Ihre Firma professionell darzustellen, Ihre Produkte oder Dienstleistungen perfekt zu präsentieren und die richtige Atmosphäre zu schaffen, damit sich Ihre Besucher wohl fühlen.

Ihr Bedarf an Displays, Faltdisplays oder Messestandsysteme ist dabei auch von der jeweiligen Größe Ihrer Räumlichkeiten abhängig.

Grundsätzlich gibt es beim Einrichten Ihrer Ausstellung mit Displays oder Messestand-Systemen zwei verschiedene Möglichkeiten:

1. Sie Investieren in wiederverwendbare Displaysysteme oder Messestand-Systeme, die Sie selbst auf der Standfläche der Messe aufbauen. Nach Ihrer Messe bauen Sie diese wieder ab und lagern es bis zur nächsten Veranstaltung ein. Diese Option ist interessant, wenn Sie die Displays oder Messestandsystemen mehrfach im Jahr für verschiedene Anwendungen wieder verwenden können – z.B. bei Kongressen, Versammlungen usw. .

2. Sie Mieten das Display- oder Messematerial mit Full-Service, also inklusive Transport, Aufbau vor Ihre Messe und Abbau danach. Diese Option ist interessant, wenn sie noch nicht sicher sind, ob Sie in der Zukunft häufiger an internen oder öffentlichen Events teilnehmen wollen.

Wenn Sie wissen wollen, welche Option für Sie die Beste ist, welche Möglichkeiten es gibt oder wenn Sie einen kostenfreien Designvorschlag erhalten möchten, dann fragen Sie die Fachberater von GARREIS. Wir sind Spezialisten für Mobile Messestände und freuen uns auf Ihre Anfrage.

Fazit

In Teil 1 habe ich die Vor- und Nachteile beschrieben, eine eigene Hausmesse, Händler-Show, Veranstaltung oder Mikromesse selbst zu organisieren. Weil in diesem Jahr durch die Corona Krise sehr viele Messen ganz abgesagt oder in 2021 verschoben wurden, suchen viele Unternehmen nach Alternativen, um mit Kunden und Interessenten in Kontakt zu kommen bzw. zu bleiben. Das Organisieren Ihrer eigenen Messe kann dafür ein sehr gutes Marketinginstrument sein. GARREIS Messebau und Displays unterstützt Sie dabei sehr gerne.

Michel Rijnberg
Messemarketing Spezialist & Autor von Messemarketing: So geht's!